E-rēķini 2028: kas Latvijas uzņēmumam jāizdara un līdz kuram laikam

"Par tiem e-rēķiniem paskatīsimies vēlāk" šobrīd ir Latvijas uzņēmumu noklusētā pozīcija. Termiņš izklausās tālu, bet lielākajai daļai uzņēmumu šis darbs nav divu nedēļu jautājums.

TLDR: no 2028. gada 1. janvāra katram rēķinam starp Latvijas uzņēmumiem jābūt strukturētam XML failam, un tā dati būs jānodod VID. Likums ir pieņemts, un vienīgā izvēle, kas palikusi, ir sagatavoties mierīgi vai darīt visu 2027. gada decembrī panikā.

Termiņi

Šie datumi nāk no Grāmatvedības likuma grozījumiem, ko Saeima pieņēma 2025. gada 5. jūnijā un ar ko obligātā B2B kārta tika pārcelta no 2026. uz 2028. gadu:

• Kopš 2025. gada 1. janvāra rēķini valsts un pašvaldību iestādēm (B2G) jāsūta kā strukturēti e-rēķini.
• No 2026. gada 1. janvāra B2G un G2G rēķinu dati obligāti jānodod VID.
• No 2026. gada 30. marta e-rēķinus B2B darījumos var lietot brīvprātīgi, ieskaitot datu iesniegšanu VID.
• No 2028. gada 1. janvāra strukturēti e-rēķini un datu ziņošana VID ir obligāta visiem B2B darījumiem starp Latvijā reģistrētiem uzņēmumiem.

Formāts visos posmos ir viens: XML pēc Peppol BIS Billing 3.0 standarta, kas balstīts Eiropas e-rēķinu standartā EN 16931.

Kas ir un kas nav e-rēķins

PDF, ko izraksti no sava rēķinu rīka un nosūti e-pastā, nav e-rēķins, un skenēts papīra rēķins arī nav. E-rēķins ir datu fails: pārdevējs, pircējs, rindas, summas, PVN, viss noteiktā struktūrā, ko saņēmēja sistēma ieraksta grāmatvedībā bez pārrakstīšanas.

Es būvēju sistēmas, kas dara tieši šo pārrakstīšanu cilvēku vietā: nolasa PDF vai bildi, izvelk datus un ievada grāmatvedības sistēmā. Tas, ko valsts tagad pieprasa, ir tas, ko saprātīgi uzņēmumi jau dara brīvprātīgi, jo pārrakstīšana ar rokām ēd stundas un rada kļūdas; no 2028. gada tā vairs nebūs izvēle.

Trīs ceļi, kā uzņēmums var nonākt līdz e-rēķiniem

Katrs uzņēmums nonāks pie viena no trim risinājumiem atkarībā no rēķinu apjoma un sistēmas vecuma.

1. E-adrese: bezmaksas, bet ar rokām

Valsts kanāls ir e-adrese Latvija.lv platformā. Tas ir bez maksas, un desmit rēķiniem mēnesī ar to pietiek: rēķinus var izrakstīt un saņemt turpat portālā gan 2028. gadā, gan pēc tam. Vājā vieta šim ceļam ir apjoms: katrs solis ir manuāls, un tas, kas der desmit rēķiniem, nestrādā simtam.

2. Operators: maksas kanāls, kas strādā pats

E-rēķinu operatori (Latvijā, piemēram, Unifiedpost, Telema, Omniva) uztur Peppol piekļuves punktus un savieno tavu sistēmu ar saņēmēju sistēmām. Rēķini aiziet un pienāk automātiski, un operators atbild par formātu un piegādi. Tas maksā, bet apjomam virs pāris desmitiem rēķinu mēnesī tas parasti ir lētāk nekā cilvēka laiks, kas rēķinus apstrādā ar rokām.

3. Tava grāmatvedības sistēma vai pielāgota integrācija

Lielajos Latvijas grāmatvedības risinājumos e-rēķinu atbalsts vai nu jau ir iebūvēts, vai šobrīd top. Kad pētīju Horizon integrācijas iespējas viena klienta projektam, atklāju, ka jaunākās versijas Peppol XML failus importē pašas, bez papildu programmēšanas: sistēmai vienkārši iedod pareizo failu, un grāmatvedim paliek apstiprināšana. To pašu Visma gatavo arī Jumis lietotājiem. Ja tava sistēma tiek uzturēta, liela daļa darba jau ir izdarīta tavā vietā.

Uzņēmumā ar vecu vai pašbūvētu sistēmu XML pats no sevis neradīsies: 2026. un 2027. gads ir logs integrācijas darbam, kurā esošo sistēmu savieno ar operatoru vai e-adresi un automatizē plūsmu uz VID. Darbs ir skaidri definēts un ar skaidru cenu, bet 2027. gada beigās rindā stāvēs visi.

Ko izdarīt jau tagad: pieci jautājumi

Savā uzņēmumā grāmatvedība man strādā automātiski, un tieši tāpēc zinu, ka līdz tādam stāvoklim nenonāk vienā dienā. Šie pieci jautājumi parāda darba apjomu:

1. Kur rodas tavi izejošie rēķini? Grāmatvedības sistēmā, Excel failā, rēķinu rīkā vai pašbūvētā programmā? Katram no šiem avotiem 2028. gadā jāspēj izdot Peppol XML.
2. Kur ienāk tavi saņemtie rēķini? E-pastā kā PDF, papīrā, caur operatoru? Arī saņemšanai jābūt kanālam.
3. Vai tava grāmatvedības sistēma tiek atjaunināta? Pajautā piegādātājam tieši: "kā jūsu sistēmā strādās obligātie e-rēķini no 2028. gada?" Ja piegādātājs nevar atbildēt konkrēti, plāno tā, it kā atbalsts laikā nepienāks.
4. Ko teiks tavs grāmatvedis? Ja grāmatvedība ir ārpakalpojumā, pāreja jāsaskaņo ar viņu procesu. Labākie ārpakalpojuma grāmatveži pāreju saviem klientiem plānos paši; sliktākie par to klusēs līdz 2027. gada rudenim.
5. Kas paliek ārpus standarta plūsmas? Čeki, ārzemju piegādātāju rēķini, bildes no telefona. Likums tos nepārvērtīs strukturētos failos, un tieši tur automatizācija atmaksājas neatkarīgi no likuma.

Kuram jāsāk kustēties pirmajam

Ja tev ir desmit rēķini mēnesī un uzturēta standarta sistēma, tev pietiks ar mierīgu pāreju 2027. gadā. Bet trīs situācijās gaidīt ir dārgi:

• Pašbūvēta vai novecojusi sistēma. Integrācijas darbam vajag laiku, un izstrādātāju kapacitāte 2027. gadā būs izpirkta.
• Liels rēķinu apjoms. Jo vairāk rēķinu, jo vairāk procesu jāpārbūvē un cilvēku jāapmāca. Brīvprātīgais posms no 2026. gada marta ir domāts tieši tev.
• Grāmatvedības ārpakalpojums. Ja apkalpo desmitiem klientu, pāreja jāizdara nevis vienreiz, bet katram klientam atsevišķi. Firmas, kas pāreju izplānos kā projektu, 2028. gadā mierīgi strādās; firmas, kas to atstās pašplūsmā, decembrī pārrakstīs rēķinus naktīs.

Izdari agri vai maksā vairāk

E-rēķinu pāreja ir reta situācija, kurā valsts ar likumu piespiež sakārtot procesu, kas tāpat bija jāsakārto. Uzņēmumi, kas to izdarīs 2026. gadā, ieies 2028. gadā ar automātisku rēķinu plūsmu un lētāku grāmatvedību, bet pārējie par to pašu darbu samaksās steidzamības cenu.

Ja tava rēķinu plūsma dzīvo vecā vai pašbūvētā sistēmā, kuru neviens vairs negrib aiztikt, šī ir tieši tā problēma, ko es risinu: savienoju esošo sistēmu ar e-rēķinu plūsmu un automatizēju to, ko cilvēki līdz šim pārrakstīja. Fiksēta cena, fiksēts termiņš, pirmais solis ir 30 minūšu saruna par tavu procesu. Raksti uz ivarberg@lightsourcegames.com vai piesaki zvanu šeit: calendar.app.google/bn9uzMB6Fh3Vt8SB6.