Kā grāmatvedības birojam apkalpot vairāk klientu

Pirms pieņemt vēl vienu grāmatvedi, izmēriet, cik laika komanda pavada, meklējot pielikumus un pārrakstot rēķinus. Šī darba samazināšana var atbrīvot stundas nākamajiem klientiem.

Kur pazūd laiks

Paņemiet viena pabeigta mēneša ienākošos rēķinus. Saskaitiet apjomu un izmēriet darbu katrā posmā.

Darbība	Ko pārbaudīt savā birojā
Saņemšana	Vai klientam ir viens skaidrs iesniegšanas kanāls?
Pilnīguma pārbaude	Kā pamanāt trūkstošu pielikumu vai nesalasāmu rēķinu?
Ievade	Kurus datus pārrakstāt no citas sistēmas?
Sasaiste	Kā izvēlaties uzņēmumu, piegādātāju un izmaksu sadalījumu?
Apstiprināšana	Ko pārbauda grāmatvedis un kur atzīmē neskaidro?

Ja lielākā aizķeršanās ir klienta atbildes gaidīšana, sāciet ar trūkstošo dokumentu sarakstu un atbildīgo klienta pusē. Ātrāka rēķinu nolasīšana šo gaidīšanu neatrisinās.

Cik stundu var atbrīvot

Ilustratīvs aprēķins: 1200 rēķinu mēnesī × 4 minūtes ievadei un pārbaudei = 80 stundas. Ja izmēģinājumā vidējais laiks sarūk līdz 1,5 minūtēm, ieskaitot labojumus, tas pats apjoms aizņem 30 stundas. Starpība ir 50 stundas mēnesī.

Pārbaudiet, kuram šīs stundas atbrīvojas. Ja ievade kļūst ātrāka, bet pārbaudes joprojām gaida vienu vecāko grāmatvedi, biroja kapacitāti turpina ierobežot viņa pieejamība. Papildu klientu skaitu var aprēķināt, zinot, cik stundu un kuru darbinieku darba viņiem vajadzēs.

Ko esmu uzbūvējis praksē

Klientam ar četriem uzņēmumiem esmu uzbūvējis rēķinu plūsmu no Telegram grupas. Sistēma iegūst dokumenta datus, nosaka uzņēmumu un sagatavo tos cilvēka pārbaudei.

Tā atpazīst atkārtoti iesūtītu identisku failu un pārbauda, vai citā failā nav tas pats rēķins. Skaidru dublikātu piesaista esošajam rēķinam; aizdomīgi līdzīgus dokumentus un trūkstošus datus atzīmē pārbaudei.

Apmaksa un iegrāmatošana ir atsevišķi statusi, tāpēc var atrast apmaksātus rēķinus, kuru iegrāmatošana vēl nav atzīmēta. Pie iegrāmatošanas saglabājas datums, atbildīgais un Jumis reģistrācijas numurs.

Automātiska iegrāmatošana Jumis šajā risinājumā vēl nav ieviesta. Dokumentu sagatavošana un statusu uzskaite jau darbojas; darījuma izvērtējumu un apstiprināšanu veic cilvēks.

Kā pārbaudīt ieguvumu savā birojā

Vispirms pārbaudiet, ko jau spēj jūsu grāmatvedības programma: datu importu, piegādātāju atpazīšanu, dublikātu pārbaudi. Tas parādīs, kuri savienojumi vai darbības vēl jāizveido.

Izmēģinājumam izvēlieties vienu klientu un vienu dokumentu veidu. Iekļaujiet arī to pašu rēķinu divos failos, kredītrēķinu, trūkstošus datus un apmaksātu, vēl neiegrāmatotu rēķinu.

Salīdziniet vidējo apstrādes laiku, ieskaitot pārbaudi un labojumus, un dokumentu īpatsvaru, kam vajadzīga papildu uzmanība. Pārbaudiet, vai katram saņemtajam rēķinam var atrast tā statusu. Ieguvumu naudā salīdziniet ar ieviešanas, licenču un uzturēšanas izmaksām.

Uzrakstiet man, kā saņemat rēķinus, kur tos ievadāt un kura darbība aizņem visvairāk laika. Sāksim ar šo posmu.